企业活动策划必备指南

企业环境中的活动通常是为了传达公司战略、改变公司内部行为、推出产品或服务、激励、培训或奖励员工，或影响客户对品牌的外部行为。

在许多情况下，他们将公司员工聚集在一起，支持更广泛的营销或销售计划，激励团队取得成就，或招待高层领导。

什么是企业活动策划？

然而，企业活动策划不仅仅是会议策划。尽管会议可能占工作量的**份额，但您可能需要组织的其他活动包括公司招待、客户招待、会议、展览和员工活动——例如奖励旅行奖励计划、团队建设、激励活动、招待会、派对和慈善筹款日。

策划和执行成功的公司活动并非易事。它通常是一个长达数月的过程，由多个阶段和各种组织步骤组成。

为了帮助您了解企业活动策划的业务，以下是您需要了解的一切：

公司活动的类型；活动预算；活动目标；场地采购；活动营销；与会者参与；企业活动策划清单；企业活动类型。

如上所述，公司活动的范围可以从公司会议和内部培训研讨会到团队外出日和客户招待。因此，在规划任何类型的公司活动时，**根据其规模对其进行评估。

微型活动 （也称为“简单活动”）最多可容纳 100 名代表，通常采用会议或更私密的培训课程的形式。

这些微型活动的策划要求可能只涉及房间预订、演示设施、茶点和注册。然而，将它们称为“简单活动”可能会产生误导，因为 50 名高级管理人员的外出或招待可能与为 500 名与会者计划会议一样复杂。

小型活动 被归类为 100 到 250 名代表。它们可以是研讨会、培训日或部门会议。

规划人员可能需要管理主要阶段行程和多个分组会议，以及午餐、茶点、视听设施、在线注册和交通。

中型活动 更多地依赖于技术。它们可以是多达 1,000 名代表的全公司会议，也可以是重要客户客户与高层领导会面的领导峰会。

品牌网站、活动前沟通和活动移动应用程序都应构成预算考虑的一部分。代表可能需要酒店住宿，以及往返会场的交通。虽然在复杂的多流会议行程中可能需要举办活动前或活动后招待会或晚间娱乐活动。

大型活动 通常需要企业技术工具来管理酒店房间预订、委派航班、预算和在线注册等元素。

这些可能是多日活动，因此您可能需要场外活动、晚宴、合作伙伴计划、颁奖典礼或其他复杂的行程计划。

人员配备、餐饮、注册、演讲者和代表管理都需要大规模仔细规划。例如，会议可以吸引多达约 10,000 名与会者，并且可以持续几天。

活动预算

可用预算的数量会影响企业活动策划的方方面面，从场地和演讲者的选择到餐饮、娱乐、技术和人员配备的水平。

决定您的预算是否只有支出，或者您是否能够用来自参展商、赞助商或其他形式的外部收入的收入来补充它？

这个活动过去发生过吗？如果是这样，请使用之前的预算来建立基线，但要确保考虑到通货膨胀和不断变化的需求。

过去预算中的数字有助于更清晰地了解某些供应商将收取多少费用。使用这些可以确保您在与供应商联系以获取初始报价时不会被多收。

然而，每个活动预算都需要内置的灵活性。意外支出很常见，供应商成本通常以估算的形式提供，而不是固定价格，因此相应地管理总体预算并准备好应急基金至关重要。

确定供应商成本核算后，请列出活动生命周期中所有预算项目的综合清单，包括场地租用、视听、食品和饮料、住宿和旅行、演讲者费用、人员成本、营销和服务费用。

对于更大或更复杂的预算规划，请查看企业活动管理软件套件，其中包括专用的 活动预算管理 工具。这将确保准确收集您的预算信息，帮助您轻松跟踪费用，生成预算报告，并展示您的活动的投资回报率。

活动目标

“这次活动的目的是什么？” 这应该是您在要求公司活动时提出的**个问题。通过深入了解主要利益相关者希望实现的可交付成果，您可以更有效地进行计划，并以老板会理解的语言传达您的想法。

一旦您了解了活动的目的是建立品牌知名度、传达业务战略、奖励和激励还是推出新产品或服务，您就可以设定目标，制定正确的指标来跟踪结果，并确定与会者是谁，以及他们的期望。

当您为活动制定了明确的目标和目标时，计划、推广和坚持预算都会变得更加容易。

场地采购

活动的目标也可能决定您对场地的选择。例如，如果利益相关者希望给重要或潜在客户留下持久的印象，则场地需要发挥其作用并提供令人难忘的惊喜因素。

其他影响场地选择的因素包括预算、容量、位置、可用性和物流。清楚地了解这些活动要求将使您能够将一些场地列入候选名单，发出书面提案 (RFP) 请求并安排实地考察。

一些场馆提供季节性定价，因此在一年中的某些时间租用成本可能会更低。了解您在所需日期选择的场地的费用是多少。如果您的日期是灵活的，您可能能够在您喜欢的地点获得更好的交易。

如果您的活动提前期很短，请留意最后一分钟的场地优惠，因为通常会有超值优惠。如果您计划举办一场遥远的活动，请考虑那些正在进行翻新或尚未开放的场馆。他们会渴望保护您的业务，并且可能会更有利地进行谈判。

场地采购的三个步骤

**步：寻找场地

了解会议目标和要求。通过在一开始就确定这些，您将减少搜索过程。

考虑与会者的反馈。这是一年一度的活动吗？如果与会者对上一年场地的评价不佳，请查看反馈以选择一个能引起更好共鸣的场地。

不要感到孤独。与您的团队或其他与活动相关的人员联系，以集体讨论哪些因素最重要。

第二步：编写完美的 RFP

您已经知道一般目标和要求——现在定义您的目的。明确本次活动需要和希望达到的目标。

求详细。尽可能多地提供有关该活动的信息。

没有人喜欢讨论金钱，但您需要分享您的预算要求。场地是活动中**的成本之一，可能会影响您的预算。

明确你的截止日期。给出一个日期和时间，为场地提供足够的时间做出回应。

不要从头开始。在互联网上拉一个模板。

准备好回答场地可能对提案或活动提出的任何问题。

第三步：发送和评估提案

使用 场地采购工具，您可以搜索和过滤场地，并将一份 RFP 一次发送到多个场地。

通过选择的场地采购工具或通过手动将数据导入电子表格来评估提案

列出所有不太具体的因素——定性因素。

密切关注会议室——大小和布局对您的活动有意义吗？

比较这些场所的响应性和帮助程度，以帮助确定如果您选择它们，它们会有多大帮助。

现在去一些网站访问。此时你应该处于良好状态。您有提案，您知道您正在寻找的空间在预算范围内并且拥有您需要的空间，现在您可以亲自查看。

活动营销

通过围绕您的活动开展营销活动，与会者和利益相关者会感到更加投入和参与。它还可以让您传达关键说明和公告，知道您的听众已经参与其中，这是安全的。

活动营销资产包括预告电子邮件、社交媒体渠道、品牌网站和移动活动应用程序。您可能还希望设计和制作海报、传单、别针徽章和其他配件，以保持对活动的关注和高度期待。

定制的活动前网站将展示活动亮点，并在与会者到达之前建立在“体验”的概念之上。网站还可用于简化注册过程并创建住宿或交通预订的一站式商店。

活动网站的设计和可用性对于活动的成功至关重要，因此请务必特别注意网站的 设计和构建方式。

借助最新的企业活动管理软件解决方案， 创建自定义活动网站 变得前所未有的简单。不需要技术专长，您当然也不需要学习 HTML。使用简单的拖放工具，您就可以 从头开始构建一个完整的网站。

同时，品牌移动活动应用程序将允许与会者查看议程、接收日程更新通知和计划网络。它还将使您能够向与会者发布重要信息，例如场地 Wi-Fi 密码、赞助商信息、当地酒店详细信息或会议注册页面。

现场广告也应包含在您的营销计划中，其中包括标牌、横幅、传单和小册子，以及其他活动宣传材料。

与会者参与

参与者的期望和需求因角色、年龄和地区而异。

如果企业活动无法产生参与度，则会影响与会者保留信息的能力。

在这个以移动为先的数字时代，人类的注意力持续时间显着减少。因此，活动策划者需要从“PowerPoint 致死”演示转向更具创新性的会议格式，以避免信息过载。

使用正确的活动技术工具、实施实时民意调查等反馈策略、协调目标和期望以及保持真实都应该是重中之重。

全体会议的设计应让代表参与。为此，请寻找更具吸引力的演讲者，使用现场投票、实时问答、桌面讨论和其他方法来保持高参与度和与会者的注意力。

会议分组应该旨在为您的听众提供有针对性和真正互动的内容。一个常见的活动策划陷阱是将它们变成迷你主题演讲。

两种流行的突格式是：

分组讨论： 这种形式通常用于会议或销售集会，并为参与者提供深入研究和探索感兴趣的话题的机会。

分组讨论： 双人组、三人组或最多 12 人的小组共同开展头脑风暴、完成业务练习或分析特定业务问题。分组讨论还用于培训和发展计划期间的技能练习，以及团队建设课程期间的项目。

与此同时，咖啡和午餐时间应该是为社交而设计的。所以，考虑破冰、自助餐站和其他自由流动的形式和活动，让人们交谈。

强大的数字战略将在活动前后建立社区意识。可以通过社交媒体平台或通过确保您的活动应用程序提前可用并包含内置社交功能来形成在线社区。

活动前一周对于建立活动参与者的参与度至关重要。

为了保持活力和兴奋，以电子邮件或网站更新的形式创建一个独特的倒计时，并提供引人入胜的内容，例如具有吸引力奖项的测验比赛、主要主题演讲者的预览或任何其他可能性。

参会者参与的四大类型

1) 参与内容： 这意味着为与会者提供合适的会议、展览和其他活动，以**限度地提高学习和出席的价值。

2) 相互交流： 对许多人来说，社交是参加活动的主要原因。通过创造交流机会——无论是面对面的还是虚拟的、一对一的或团体的——规划者可以鼓励和促进交流，并为与会者创造更有价值的体验。

3) 与赞助商合作： 如果您在活动中出售了赞助，那么那些付费客户将寻找与合适的参加者的真正联系——而不仅仅是标牌。

4) 与您 互动：沟通是一条双向的道路，作为活动组织者，您必须与与会者进行有效沟通——无论是出于促销、咨询或后勤目的。

虚拟会议和活动策划

并非所有公司活动都需要面对面进行。虚拟会议和活动策划是此类活动的绝佳选择。如果您决定参加虚拟活动，则需要问自己几个问题。您是否计划打造一个更具协作性的环境？你的技术允许你这样做吗？如果是虚拟活动，您希望它是休闲的还是正式的？内容是否引人入胜？您的技术是否支持网络机会？虽然规划过程从面对面到虚拟并没有太大差异，但主要区别在于内容的制作和呈现，以及所使用的虚拟技术。

企业活动策划清单

清单

使用这 21 个行动步骤以及上述**实践建议，确保有效和成功的企业活动策划。

通过举办此活动，确定您打算实现的总体目标和主要目标。

确定观众以确定活动的语气以及他们期望的内容。

就该活动如何融入公司整体战略达成一致。它的长期目标是什么？

制作活动生命周期中所有预算行项目的综合列表。

任命一个计划团队并分配职责。

制定计划会议的时间表。

决定活动发生的日期。

根据历史成本计算和供应商报价准备初步预算。

创建场地要求列表。

比较场地并协商。

规划活动布局。

保护扬声器。

制定并启动 活动营销计划。

准备活动时间表，以便在会议和活动之间有足够的时间进行过渡，以及应对任何潜在的延迟或技术困难。

预订住宿和交通要求。

计划膳食和茶点菜单，同时考虑饮食需求。

准备和打印活动宣传材料。

确认或招聘活动人员。

如果需要，请排练演讲者。

在活动结束后对演讲者和与会者进行跟进，以感谢他们的出席并提供重要的收获。

进行调查、获得反馈并整理最终成本以供将来参考。